La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, obliga a las empresas con 50 o más trabajadores a disponer de un Sistema Interno de Información (canal de denuncias) y prevé multas de hasta 1.000.000 de euros.
Además del canal, la empresa debe contar con un sistema de gestión y protección de los informantes que evite represalias. La norma ISO 37002 ofrece las directrices para diseñarlo, implantarlo y gestionarlo con garantías.
La Ley 2/2023 fijó plazos de implantación distintos según el tamaño de la plantilla. Ambos han vencido:
El plazo para implantar el canal de denuncias finalizó el 13 de junio de 2023, por lo que ya es plenamente exigible.
El plazo finalizó el 1 de diciembre de 2023. Desde entonces, el canal de denuncias es obligatorio para todas ellas.
La Ley 2/2023 prevé multas de hasta 1.000.000 de euros para las personas jurídicas por las infracciones más graves.
El canal es uno de los requisitos de los modelos de prevención de delitos del artículo 31 bis del Código Penal. Su ausencia debilita la defensa de la empresa.
Las represalias contra los informantes están prohibidas y pueden dar lugar a la nulidad de las medidas adoptadas y a responsabilidades para la empresa.
El tratamiento de los datos de informantes, personas afectadas y testigos debe cumplir el RGPD y las garantías específicas de la Ley 2/2023.
Las irregularidades que no se detectan internamente pueden acabar comunicándose a través de canales externos o de los medios de comunicación.
Sin un canal eficaz, la empresa pierde la oportunidad de conocer y corregir a tiempo los incumplimientos que se producen en su seno.
Con independencia de que sea un imperativo legal, conocer lo que sucede dentro de la empresa y en su relación con los grupos de interés supone una ventaja para afrontar y gestionar sus riesgos.
También ayuda a:
En Compliance360 contamos con amplia experiencia en el diseño, implantación y gestión de canales de denuncia, utilizando tecnología avanzada que garantiza la confidencialidad y la protección del informante.
Diseñamos un canal a medida según la actividad, el origen de los riesgos, el tamaño de la empresa y el número de departamentos.
Recibimos las comunicaciones en nombre de la empresa, realizamos su valoración inicial y actuamos como Compliance Officer externo.
Revisamos el funcionamiento del Sistema Interno de Información conforme a la Ley 2/2023 y a las directrices de la ISO 37002.
Asesoramos a la organización en los procesos de certificación de su sistema de gestión de denuncias conforme a ISO 37002.
Nuestro objetivo es crear un canal adaptado a la empresa que garantice la confidencialidad de la información recibida, el acceso sencillo de los usuarios y la protección de los datos personales.
El servicio puede incluir:
Análisis inicial
Estudiamos la actividad de la empresa, su estructura, el número de departamentos y el posible origen de los riesgos.
Diseño a medida
Definimos el alcance del canal, las personas que pueden utilizarlo y las materias que pueden comunicarse.
Plataforma tecnológica
Implantamos un software seguro que permite presentar comunicaciones, incluso de forma anónima, y hacer su seguimiento.
Política y procedimiento
Elaboramos la política del sistema y el procedimiento de gestión de las comunicaciones y de investigación de denuncias.
Protección del informante
Establecemos medidas frente a represalias y garantías de confidencialidad y protección de datos para todas las partes.
Recepción de denuncias
Gestionamos, si la empresa lo desea, la recepción de las comunicaciones enviadas por los usuarios.
Valoración e investigación
Realizamos la valoración inicial de cada denuncia y decidimos, junto con la empresa, su investigación o archivo.
Informes periódicos
Emitimos informes mensuales sobre las denuncias recibidas, las investigaciones realizadas y las medidas disciplinarias y recomendaciones propuestas.
Formación y difusión
Informamos y formamos a la plantilla sobre el uso del canal y las garantías que ofrece.
¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?
Las empresas con 50 o más trabajadores y, con independencia de su plantilla, otras entidades previstas en la Ley 2/2023, como los sujetos obligados en materia de prevención del blanqueo de capitales.
¿Se pueden presentar denuncias anónimas?
Sí. La Ley 2/2023 exige que el Sistema Interno de Información permita la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
¿Qué plazos hay que cumplir?
Debe enviarse acuse de recibo al informante en un plazo máximo de siete días naturales y responder a las actuaciones de investigación en un máximo de tres meses, ampliable otros tres en casos de especial complejidad.
¿Se puede externalizar la gestión del canal?
Sí. La ley permite encomendar la recepción de las comunicaciones a un tercero externo, aunque la empresa debe designar un Responsable del Sistema Interno de Información.
¿Es obligatorio certificar el canal conforme a ISO 37002?
No. La certificación es voluntaria, pero seguir las directrices de la ISO 37002 facilita demostrar que el sistema está bien diseñado y funciona de forma eficaz.
¿Compliance360 puede gestionar el canal de denuncias?
Sí. Gestionamos el canal en nombre de nuestros clientes: recibimos las denuncias, realizamos su valoración inicial y emitimos informes periódicos sobre su tramitación.
Dirección
Calle Madrid, 2 Of. 12
28770 - Colmenar Viejo (Madrid)
Teléfono
Diseñamos y gestionamos el Sistema Interno de Información de tu empresa conforme a la Ley 2/2023 y a la norma ISO 37002.
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